10 советов и приемов, чтобы стать мастером Microsoft Word

Когда дело доходит до обработки текста, Microsoft Word является золотым стандартом. Как часть пакета Microsoft Office для повышения производительности, более одного миллиарда пользователей компьютеров полагаются на эту программу каждый день. Это почти каждый седьмой человек на всей планете - впечатляющее число, не имеющее себе равных в индустрии высоких технологий.

Несмотря на то, что очень много потребителей используют Microsoft Word, не все знают, как максимально использовать возможности программы. Word содержит множество функций, которые могут помочь упростить создание документов, отчетов и текстовых файлов. А когда ваша повседневная работа станет проще, вы станете продуктивнее и эффективнее, что должно быть конечной целью любого программного обеспечения.

Ниже приведены 10 наших любимых ярлыков, советов, уловок и средств экономии времени, которые помогут вам максимально эффективно использовать Microsoft Word. (Большинство из этих предложений работает со всеми версиями Word, но некоторые из них являются эксклюзивными для более новых версий, таких как Word 2013, 2016 или 2016 для Mac.) Попробуйте несколько сегодня и сообщите нам, что работает для вас ...

1. Копируйте, вставляйте и вырезайте с помощью сочетаний клавиш.

Спросите любого, кто знает эти сочетания клавиш - Ctrl + C для копирования, Ctrl + V для вставки и Ctrl + X для вырезания- и они засвидетельствуют их критическую природу экономии времени. Сначала овладейте этими тремя основными командами, и вы обнаружите, что масштабируете создание документа с удивительной скоростью.

2. Быстро увеличивайте или уменьшайте масштаб, чтобы не утомлять глаза.

Некоторым людям нравится работать в окне Word с увеличением до 150%, в то время как другим нравится устранять необходимость прокрутки влево и вправо или вверх и вниз, уменьшив масштаб до 75%, чтобы увидеть документ целиком. В любом случае используйте кнопку « Окно»>«Масштаб», чтобы выбрать наиболее подходящий для вас параметр, или найдите вкладку «100%» с ползункомв правом нижнем углу документа, чтобы легко увеличивать или уменьшать масштаб.

3. Удаляйте целые слова за раз.

Это простой способ, о котором вы можете не знать: вместо того, чтобы медленно клевать клавиатуру, чтобы удалить текст, или удерживая клавишу Backspaceдля удаления слов или целых предложений, нажмите Ctrl+Backspaceс курсором, помещенным после слова, которое вы хотите удалить. за один раз, что значительно упрощает утомительную задачу.

4. Используйте Smart Lookup для поиска в Интернете.

Каждый раз, когда вы выделяете слово или фразу и щелкаете по ним правой кнопкой мыши, вы увидите «Умный поиск», который служит быстрым ярлыком для просмотра веб-страниц - без замедления, чтобы открыть отдельное окно браузера. От определений слов до просмотра новостей - этот мощный инструмент может превратить простой вопрос в кладезь знаний.

5. Удалите ненужное форматирование.

Пытаетесь превратить документ из внешнего источника во что-то, что вам подходит? Странное форматирование может замедлить работу, поэтому вместо того, чтобы пытаться исправить одну вещь за раз, нажмите Ctrl + Пробелили нажмите кнопку Очистить все форматирование(в более новых версиях ластик на A на вкладке Главная), чтобы удалить форматирование из выделенных текст и начните заново со своим собственным стилем.

6. Скажите программе, что именно вы хотите сделать.

В большинстве новых версий Word есть удобное поле «Скажите, что вы хотите сделать» в верхней части панели инструментов. Вставьте слово или фразу, относящиеся к любой инструкции, и программа сможет быстро определить команду, которую вы ищете.

7. Используйте несколько щелчков мышью, чтобы выбрать фрагменты копии.

Вместо того чтобы использовать утомительный метод перетаскивания и выделения, вы можете использовать мышь для выделения фрагментов текста: дважды щелкните слово, чтобы выделить его, или трижды щелкните, чтобы выделить все предложение или раздел.

8. Быстро вставляйте ссылки в документ.

Подобно командам копирования / вставки / вырезания, изучение сочетания клавиш для добавления веб-ссылок в документ - Ctrl + K- сэкономит много времени и быстро станет одним из самых точных инструментов в вашем наборе.

9. Выберите нужный шрифт по умолчанию, а не шрифт по умолчанию, который Word хочет использовать.

Не любите Калибри или Камбрию? Предпочитаете Arial Times New Roman или современную природу Верданы? Самое лучшее в Microsoft Word - это то, что вы можете выбрать шрифт по умолчанию - эта команда различается в зависимости от версии, но самый надежный способ - нажать « Формат»>«Шрифт», выбрать нужные атрибуты и затем нажать « По умолчанию».

10. Найдите любое слово, которое хотите, быстро и легко.

Вместо использования мыши для перехода к команде « Найти»нажмите Ctrl + F,чтобы открыть окно в старых версиях Word или автоматически переместить курсор вменю « Поиск в документе»,которое всегда отображается на панели инструментов в новых версиях.

БОНУСНЫЙ СОВЕТ.Щелкните стрелку раскрывающегося списка на увеличительном стекле меню « Поиск» и нажмите « Заменить»,чтобы автоматически заменить определенное слово или фразу на другое указанное вами слово или фразу.

Независимо от того, каков ваш уровень владения Microsoft Word, мы все могли бы использовать повышение, чтобы сделать использование программы более продуктивным и эффективным. Хотите узнать, как пакет Office для повышения производительности может повлиять на ваши повседневные операции? Хотите знать, не пора ли обновить вашу версию Word? У вас есть другие советы и рекомендации, которые произвели революцию в использовании вами программы? Свяжитесь с CMIT Solutions сегодня.